第六讲 由内及外 细节之处见专业

        外行看热闹,内行看门道。就我近些年的经验而言,向我请教PPT做法的人通常可以分为两种:一种是问PPT内容与策划技巧的,比如怎样提升PPT的说服 力;另一种,则经常一上来就说:“小猪,把你的PPT模板给我一套吧!”在我看来,这两种人,前一种更多的是有经验的PPT制作人,他们知道自己需要何种 支持;而后一种,十之八九对PPT毫无经验,他们更多地认为,“好的PPT”等于“漂亮的PPT”,反倒忽略了甚至从未意识到PPT的内涵。 

 

       这就是为什么我要把PPT模板和美化的相关经验放到最后一讲。其实,自从第一讲开始连载后,就不断有读者发邮件给 我,想让我讲讲PPT模板的制作技巧。说真的,不是不讲,而是时机未到。不懂得如何在PPT中创造“沟通”的人,就算是学了美化也是白学,做出来的东西徒 有其表;而当你懂得了运用PPT的诸多原则和技巧之后,你的审美观和对PPT模板、字体等元素的美化,会令你的方案看上去更专业,由内而外地获得读者的认 同。 

        2004年的年底,阴天,有点雪后寒。我和我的几个同事埋在会议室里,为诺基亚3230制作传播方案。方案最后做成什么样,我已经记不清楚,反倒是诺基亚提供的几个参考案例给我留下了深刻的印象:有一款在当时看来还算不错的彩屏手机,方案模板做成了蜡笔涂鸦的相框,从而强调色彩给生活带来丰富的乐趣;另外一款以手写输入为卖点的手机,其方案不仅充满了中国

古风,还把手写笔比喻成为一种兵器,隐喻该产品对中国用户的杀伤力。

 

      那些PPT给了我一个巨大的启示:原来,包括模板、字体、符号在内的所有元素,都是可以并且应该为PPT主题服务的。正是在细节上无微不至的诉求,才造就了所谓的专业。所以,今天我们的话题就是,如何通过对模板、字体等元素的美化,来彰显PPT的专业。

 

      ●

打死不用默认的模板文本框

        当我们在PPT中新建一个页面,你马上会在其中看到“单击此处添加标题”和“单击此处添加文本”等文本框(如图1)。这些其实是PPT默认模板中的一部 分。对于初学者来说,他只要在这些文本框中输入一些文字,很快就可以做出一个简陋得不能再简陋的PPT来。但我们都知道,这个绝非我们想要的东西。

 

       默认模板的文本框还有一个糟糕之处,就是它会根据输入的内容,自动调整字号——输入的内容多了,字号就变小。虽然这是为了体贴初学者做出的一个设计,但更 多的情况下,却会在你想自定义字号的时候,把页面字体搞乱。其实,只要调整一下文本框的属性,关闭“自动调整”即可(如图2)。实际应用中,大部分初学者 注意不到这一点,不知不觉地失去了真正的自定义字体的机会。

 

          一个一了百了的方法是:每当你新建一个PPT页面,马上在页面中按Ctrl+A,然后按Delete键,删除所有的模板文本框。

 

●经济适用,最简单模板教程

 

        一个最简单、最实用的模板应该包括什么元素?请相信你没有看错:仅仅是两条最普通的直线。以PowerPoint 2007为例,点击“视图”标签,选择“幻灯片母版”,然后在左侧的母版列表中选择最上面的一页,这一页是通用母版,只有这里的改动会在所有PPT页面中 呈现。接下来,在这个通用母版的上下部分,各画一条与页面边缘等距的直线,你可以借助辅助线工具,让直线距离上下边缘的距离相等。画完这两条线,一个实用 的模板就算完成了。

 

        这个模板的实用之处在于,页面被明显地分割为三部分(如图3)。上部左侧可用于放置每页PPT的标题,右侧的一角则可以明显地展现品牌Logo,既庄重又 大方;下部既可放置提案公司、团队名称,也可以加入页码、日期等信息(韩国企业还喜欢在这里加入口号)。由此你还可以看出,一个实用的PPT模板还应该包 括哪些部分。

 

        事实上,这个模板在许多国际企业中都是通用的日常报告PPT模板。这种模板既适合以文字为主的报告,也适合

数据

表、简单图表等数据的呈现,文字缩得很小,打印欣赏也特别省墨。所以,建议刚刚开始接触PPT的朋友,以这个模板为入口,去深入体会模板的用法。

 

       ●模板装修,切勿喧宾夺主

 

        毫无疑问,要想把PPT做漂亮,模板的美化是必要的步骤。问题就在于,不少人都不缺乏把模板做得花哨的能力,但要想把模板做得恰到好处,既表达主题,又不 喧宾夺主,这一点着实不易。当然,就美化模板而言,也并非没有捷径可循,下面就介绍一种比较实用的方法。

 

        作为整个方案的封面,PPT的第一页是非常重要的。但并非所有人都是设计高手,这又该如何是好呢?其实,你完全可以使用漂亮的壁纸、图片资源,当做PPT 的封面图,只是注意该图片不要过于花哨,至少不要妨碍你放置封面文字。PPT页面的标准大小为960×720,比例为4:3,选择壁纸时应该注意尺寸。

 

       我们知道,大部分的PPT模板,内容部分的框架与首页都具备一定的对应关系,或者元素相同,或者布局近似,这也是为了保持风格的统一。那么,如果我们使用 壁纸作为封面,又该如何把这张鲜艳的图片用于内页呢?其实不难。在母版视图中,把你放在首页上的壁纸粘贴进来,然后在上面画一个圆化角的矩形,再适当调节 其透明度——发现了吗?一个漂亮而简单的模板就这样诞生了!没有直观印象吗?看看图4和图5间的变化,你就明白了。

 

●不可忽视的字体问题

 

         信不信由你,乱用字体的问题在初学者当中相当普遍。例如,很多人觉得隶书扁扁的,很可爱,于是就在PPT中大量使用隶书。殊不知,隶书本身并未针对Windows的字体显示做优化,所以在屏幕上欣赏时,字体周边总是有大量的“毛刺”。但你在使用宋体或者

微软

雅黑时,就很少会出现这种现象。

 

       就我的经验而言,我更推荐大家使用宋体、黑体和微软雅黑来制作PPT,每个PPT中只出现一种字体就足够了,过多的字体只会让PPT显得缭乱。此外,字体 的颜色应该能与背景色形成一定的反差,这是因为,一些低流明的投影仪在播放PPT时,会使画面的对比度降低,倘若文字颜色与背景颜色比较接近,就会模糊成 一团,令观众很难看清了。

 

      微软雅黑字体是Office 2007和Windows Vista中默认安装的字体,非常适合制作PPT。如果你的操作系统是Windows XP而且在使用Office 2003,那么你的系统中很可能不具备该字体,需要去下载一个字体文件并且安装到系统中才能使用。另外,如果你的PPT中使用了微软雅黑字体,那么尚未安装该字体的用户是看不到这个字体的,解决的方法是:在保存PPT文档时,单击“工具”按钮,选择“保存选项”,然后在弹出的窗口中选择“将字体嵌入文件”即可。

 

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深蓝色的图片显然不适合放置文字,但加上半透明底纹就不一样

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很常见的Windows Vista壁纸做PPT封面