原文地址:http://majk5168.blog.163.com/blog/static/27419181200992941010615

今天,我给大家讲一个故事。说的是一个警察,有天打死了一个坏蛋,坏蛋在死之前打死了一个好人,好人在死之前救了另一个好人,另一个好人刚好就是那个警察。这故事有趣吗?
      我 国古代的诗文写作讲究“起、承、转、合”,这个理念后来又被延伸到志怪小说当中,大体上就是要求讲故事的人必须注意节奏,不能从头到尾都平铺直叙,也不能 从头到尾都是高潮。我刚才讲的那个故事,如果编成香港电影,完全可以拍成四段刺激的枪战,可我相信不会有人喜欢,因为这个故事实在不动听——从头打到尾, 还让不让观众喘气啦!
        你一定已经想到了这一讲的主题,没错,就是PPT的节奏问题。我们在讲述一件事的时候,为了让对方听明白,就必须控制表达的节奏,过快,对方听不清,过慢,人家不耐烦。既然制作PPT就是制作沟通,那么PPT的节奏问题就必须得到重视。事实上,做PPT和讲故事一样,都需要按照一定的节奏去交代其中的信息,否则就难以实现充分而有效的沟通。如果说你看完了《谁会做PPT》的前四讲,还觉得自己是个刚入门的初学者的话,相信这一讲的内容会帮你到达一个新的层次。
          许多刚刚开始写方案的朋友都会问,方案应该怎么写才算“对”?比如,他知道制订一个计划前要有目标,很多时候还得在目标之前分析一下背景信息,至于其他“应该有”的东西,他并不清楚,所以总是在问:“这页写完了,下面该写什么了?”
      其实,用PPT做 方案,绝对不是去按照既定的模式去填充内容,就像你和人聊天的时候不会去想“这句说完了,下句说什么才对”一样。很多不知道“下面该怎么写”的人,往往不 是因为脑子里没有形成思路,而是不清楚如何把头脑中繁杂的想法一步一步地表现出来。这种分步骤表达自己所想,即“把握节奏”的能力,在PPT制作当中是最难养成的,也是最珍贵的一种能力。

                      第五讲张弛有道把握PPT的节奏
从跳跃思维到直线思维
       我们必须把脑子里的复杂构思转换成“PPT语言”,才能让别人看懂。但你知道“PPT语言”的特点是什么吗?仔细观察一下PowerPoint主界面左侧 的一串PPT缩略图,N个PPT页面组成了一条清晰的直线,这条直线恰好表现出了PPT语言的最大特点,即“直线思维”。
       以中国传 统文化为代表的东方智慧擅长跳跃思维。我们从小就接受“举一反三”、“窥一斑而知全豹”的教育,所以中国人普遍思维敏捷,善于联想;相比之下,西方人的思 维讲求严谨和实证,是一种直线思维。对待同样的问题时,直线思维走出一步的时间,跳跃思维可以走出三五步甚至更远。但我们不要忘了,就算你的思维跳得再 快,如果不能准确地传递给沟通对象,反而会降低沟通效率。这就是为什么很多人做出了自己非常满意的PPT方案,却不能令别人看懂——其实他的思路没有问 题,只是PPT写得过于跳跃,别人又不知道他是怎么想的,能听懂反倒不正常了。
       所以,在制作PPT尤其是做方案时,无论你的跳跃思维能力如何海阔天空,不管你妙手偶得了多少惊人的创意,在表达时还是得回到直线思维,按照严谨的逻辑,一步一步地解释给读者,这样才能实现精准、高效的沟通。
直线思维下的逻辑问题
         在直线思维模式下,各个PPT页面之间的逻辑问题变得非常重要。这一点有些类似于我们常说的“承上启下”,也就是说,每一页的内容不仅要对自己这一页负 责,还要照顾到上一页和下一页的连贯性,让读者在阅读时不会产生迷惑。要理解这一点,我们还需要一个例子。
      某数码厂商推出了一代全新的MP4播放器,由于采用了更先进的解决方案,生产成本可以压得非常低。于是,厂商的市场部人员在策划推广方案时做出了这样的PPT页面:
      产品特色:黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%;
       因此,广告推广应主要面向18~30岁的年轻人。 
       我们从整个PPT方案中节选这两页出来,乍看之下好像顺理成章,“时尚MP4,好用不贵”,本来就应该卖给年轻人,难道这也有问题?
      是的,虽然方案本身没有错,但那两页方案在逻辑上并不完整。比如,黑白时尚的色彩设计和18~30岁的年轻人有何关联?为什么“售价仅为大厂产品的 50%”会吸引年轻人关注?这两个问题如果不说清楚,就无法得出“主要面向18~30岁的年轻人”的结论。直线思维要求PPT制作者必须能够环环相扣、自 圆其说,否则,每一个“被跳过”的重点,都可能变成受人质疑的对象。其实,这两页PPT稍加改动就可以变得更严谨:
     产品特色:黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%;
     列举市场上热卖的MP4产品,进一步说明这些产品都以年轻人为主要顾客群;
     提供调查数据,说明18~30岁的年轻人对MP4的购买力情况与新品价格相符;
     因此,广告推广应主要面向18~30岁的年轻人。
     事实上,在许多现代企业中,直线思维已经成为日常沟通的思维模式,在三星、LG、东芝等企业中,这一点尤为明显。
     任何人说话、办事都应该符合直接、明显的逻辑,这种方式表面上有点烦琐,却能给员工更强的责任感,也就是所谓的“be resonable”。
站在读者的立场思考
       多年前,一位营销界的前辈对我说:“小兄弟,你做的方案创意十足,但缺乏说服力。”从那以后很长时间,我一直在思考所谓“说服力”的问题,猛然醒来,才发现所谓说服力,正是站在读者立场思考的能力啊!
      人与人之间为什么要沟通?就是因为无法彼此认同,所以,在绝大多数情况下,沟通之前,被沟通的一方(听众、读者、客户)对于讲解一方的观点,会持默认的否 定态度。而沟通的过程,则是将对方的否定态度不断转变为“同意”态度的过程。只有当你站在对方的立场思考,搞清楚他每到一段时间,会产生什么样的问题,再 把这些问题融入方案里,适时地给予解释,才能创造所谓的“说服力”(如图1)。
     所以,如果你一时无法把握“直线思维”的逻辑特点,就尝试着站在一个否定的立场,近乎苛刻地给自己的方案挑毛病吧。当你能够解决掉大部分自己提出的问题时,你的方案也会不知不觉地变得严谨而通顺。
     与其花时间读说服术,不如站在读者的角度给自己提几个问题
把控全局,合理分配重点信息
        接下来,我们可以谈谈控制PPT节奏的技巧。对初学者来说,想清楚整个方案的内容是第一步,然后根据方案的需要,将重点信息按顺序排布出来,形成一个提 纲。有了这个提纲,撰写PPT方案的时候就会轻松许多。需要强调的地方,我们就用几页PPT制造一个小高潮,从而加深阅读者或者听众的印象。
         以一个最简单的产品推广方案为例,我们可以在整个方案开始的部分,把目录清晰地展现出来,这样,读者在一开始就能了解到整个方案的结构(如图2)。如果方案很长,我们甚至可以把目录穿插在方案各部分之间,比如,第二部分开始前,把目录页面拷贝过去,然后将第二部分“用户分析”以加粗、变色、增加底纹等方式加以突出,读者看到第二部分之前就会明白“到第二部分了”——这是一种利用目录,人为地在PPT中制造节奏的方式——虽然很俗,但很实用。
        所谓“人为地制造节奏”,就是要把原本十分紧凑的方案切割开来,变得更容易阅读。我们以前曾经说过,听众的记忆力和注意力不能总是绷紧,制造节奏有利于帮 助听众形成印象。除了反复再现目录之外,我们还可以通过变换模板的颜色来制造间隙,还可借助含有一定意义的大图(如图3)来适当缓解听众的疲劳。另外,对 于比较重要的页面,使用“忽略母板背景图形”,改用全黑背景,则可以起到明显的突出作用。

PPT的节奏问题我们暂且告一段落。最后, 我还想和大家分享一个珍贵的经验。其实,真正出色的方案无外乎两种:一种纯以创意取胜,甚至达到令读者一看就想尝试的地步,比如一些国际4A广告公司的品 牌推广案;另一种虽然未必有绝佳的创意,但在逻辑上清晰、严谨,无懈可击。可是,在实际应用当中,不论是参与竞标还是做工作总结,后者获得认同的概率远远高于前者,即使在国内数一数二的广告、公关公司,真正的“金点子方案”一年也出不来几个。所以,作为PPT的初学者,脚踏实地练内功,把PPT的节奏掌握得游刃有余,才是进步的捷径。

PPT讲座五:张弛有道把握PPT的节奏 - 马九克 - 马九克教育技术应用研究工作坊
通过连续的提问来引导PPT节奏,是一种相对高级的控制方式

PPT讲座五:张弛有道把握PPT的节奏 - 马九克 - 马九克教育技术应用研究工作坊
只需一个简单的目录,就能帮你理清PPT结构